چهار نکته برای بهبود برگزاری جلسات درسازمان هاوکسب وکارهابا تجهیزات کنفرانس

برای صاحبین کسب وکار بسیار مهم است که بتوانند بیشترین بازده و بهروری را از تماس‌ها ، جلسات و ملاقات های خود داشته باشند و کمترین زمان را در اتاق کنفرانس و جلسات صرف نمایند. این موضوع نه فقط با وجود سازماندهی بهتر و فراهم نمودن امکانات و تجهیزات کنفرانس ، بلکه با آموزش نیرو انسانی و کارکنانی متعهد امکان پذیر است. علاوه بر این چشم اندازه کسب وکارها در حال پیشرفت و تکامل بوده و  امروز کارمندان بیشتری علاقمند به دور کاری هستند. در نظرسنجی Lifesize مشخص شد که 89 درصد افرادی که کار از راه دور انجام می‌دهند، به این نکته اشاره می کنند که ویدئو کنفرانس و تماس ویدئویی بهترین راه برقراری ارتباط از راه دور می باشد.

نظرسنجی مشابه‌ای نشان می‌دهد که 87 درصد از کارکنانی که نمی‌توانند به طور حضوری با همکارانشان در ارتباط باشند ، تماس ویدیویی و استفاده از تجهیزات کنفرانس را جاگزین مناسبی برای ملاقات حضوری می‌دانند. جلسات مجازی و ویدیو کنفرانس این روزها به واقعیت نزدیکتر شده‌ و برای همگان قابل دسترس اند و دیگر محدودیتی برای شرکت‌ ها برای سرمایه‌گذاری در این تکنولوژی وجود ندارد و حتی استارت‌آپ‌ها با بودجه محدود نیز از جلسات مجازی استقبال می‌کنند. اگر شما هم رویای تبدیل شدن به یک رهبر موفق برای کسب وکارتان را دارید، داشتن دیدگاهی جهانی و بزرگ نسبت به نوآوریهایی از این دست به شما کمک فراوانی خواهد کرد. در ادامه به نکاتی برای بهبود و افزایش بازده جلسات مجازی می‌پردازیم.

  1. قبل از شروع یک دستور جلسه تهیه کنید

هیچکس نمی‌خواهد در یک جلسه بی پایان شرکت کند زیرا هر چه جلسه بیشتر به درازا بکشد حاضرین بیشتر تمرکز و علاقیتشان را از دست می‌دهند. به نقل از Irish Times توجه و تمرکز حضار پس از 30 دقیقه اول شروع به کم شدن می‌کند. در 30 دقیقه اول 87 درصد حاضرین تمام تمرکزشان برروی جلسه است ولی وقتی به دقیقه 45 می‌رسیم این عدد به 64 درصد کاهش پیدا می‌کند.

پس برای اینکه جلسه مثمرثمر باشد بهتر است در همان 45 دقیقه کار را تمام کنید. از این رو تنظیم صورت جلسه قبل از شروع الزامیست. باید در نظر بگیرید که چه میزان تعامل در جلسه مد نظر شماست و این به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که به چه ابزار ، تکنولوژی ها و تجهیزات کنفرانس نیازمندید. با برنامه‌ریزی از قبل یک جلسه، مطمئن شوید که هر کدام از افراد حاضر چگونه نقش خود را ایفا می‌کنند. بهتر است، حداکثر 3 هدف در طول جلسه به عنوان مسائل قابل بحث استفاده کنید و در غیر این صورت این خطر وجود دارد که جلسه از مسیر اصلیه خود خارج شود.

  1. تماس ویدیویی بهتر از تماس صوتی است

به نقل از پلیکام تقریبا 96 درصد از تصمیم گیرندگان در کسب‌و‌کارها کنفرانس ویدیویی را ترجیح می‌دهند و 76 درصد از آنها همین الان هم از ویدئو کنفرانس در کارشان استفاده می‌کنند. ویدیو باعث می‌شود که کارکنان احساس تعهد بیشتری داشته باشند و همچنین رهبر تیم مذاکره می‌تواند با دقت به حرکات بدن ( زبان بدن ) و واکنش‌های احساسی دیگران واقف باشد. با تماس ویدیویی شما کارکنان را تشویق به فعالیت می‌کنید و از کارهای معمول مثل چک کردن ایمیل‌ها و خواندن پیام‌های گیج کننده رها می‌سازید. علاوه بر این، از آنجایی که فاصله بسیاری از همکاران با شما زیاد است، می‌توانید به کمک ابزارهایی مثل Skype، Solabrate Messenger، Google Hangouts و … کاری کنید که به نظر بیاید همگی در یک اتاق و دور یک میز جمع شده‌اید.

  1. مسئله را مقداری شخصی کنید

بعضی اوقات جلسات مجازی حس و حال یک گفت‌وگوی رو در رو را ندارند. زیرا افراد حاضر در جلسه کمی با هم غریبه هستند و این وظیفه شماست تا به عنوان رهبر تیم افراد را به یکدیگر معرفی کنید و سعی کنید فضایی دوستانه در بوجود بیاورید. با توجه به اینکه این امکان وجود دارد که کارکنان هیچ وقت از نزدیک یکدیگر را نبینند ایجاد ارتباط توسط شما می‌تواند به آنها کمک کند تا بهتر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

  1. احترام به قوانین ضروری است

همانطور که در یک ملاقات حضوری جلسه را به صورت ناگهانی ترک نمی‌کنید باید در طول یک جلسه مجازی هم این موضوع را رعایت کنید. قطع کردن صدا فقط در زمان‌هایی مجاز است که شما در محیطی شلوغ پر سر و صدا مثل یک کافه در حال مذاکره هستید. توجه داشته باشید که تنها تفاوت اصلی بین جلسات حضوری و مجازی این است که صدا و تصویر با تاخیری 2 تا 3 ثانیه ای دریافت می‌شوند. با وجود این باید توقف‌های مناسبی بین صحبتها و سوالاتتان باشد تا طرف مقابل هم بتواند اظهار نظر درستی نسبت به سوال شما داشته باشد. نگاه کردن به دوربین هم یکی دیگر موضوعات مهم است که باعث ارتباط چشمی شده و جلسه را طبیعی‌تر جلوه می‌دهد. همچنین بهتر است مسائل کوچک دیگری همچون: کم کردن حرکات بدن، با وضوح و بلند حرف زدن، مودب بودن و طبیعی رفتار کردن را در نظر بگیریم.

سخن پایانی

زمانه تغییر کرده است و ملاقات‌های مجازی کم کم به یک امر معمول تبدیل شده‌اند. سازمان‌های کوچک و بزرگ دارند به خوبی از این ملاقات‌ها بهره می‌برند و کسب‌وکارهای کوچک و علی‌الخصوص استارتاپ‌ها با بودجه کم هم از این جلسات بهره مند شده‌اند. به هر حال با توجه به اینکه به طور کلی این ملاقات‌ها مفهومی جدید هستند، شما باید برای آنها به خوبی آماده شوید پس نکات بالا را به خاطر بسپارید و از آنها در ملاقات‌های خود برای موفیقت بیشتر بهره ببرید.

برچسب ها
درباره نویسنده

ارسال نظر شما

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *